- Autor: JUDr. Dalibor Tichý
- středa 5. dubna 2023
Ve Zpravodaji družstva jsme opakovaně informovali o novém způsobu elektronické komunikace mezi právnickými osobami a orgány veřejné moci, a to prostřednictvím datových schránek. Díky novele zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (pod číslem zákona 261/2021 Sb.) jsou od 1. 1. 2023 datové schránky automaticky zřizovány i pro společenství vlastníků. Přihlašovací údaje do těchto datových schránek doručuje statutárním orgánům Česká pošta, s.p., která je získává od Ministerstva vnitra ČR, jakožto zřizovatele těchto schránek. Po obdržení přihlašovacích údajů je družstvo následně společenstvím vlastníků pověřeno tyto datové zprávy přijímat, pracovat s nimi a také je archivovat. S ohledem na výše uvedené se tak od ledna letošního roku potýkáme s některými dotazy, na které bych chtěl (alespoň ve stručnosti) odpovědět.
- Otázka: Jaké výhody nám datové schránky vlastně přinášejí?
Odpověď: Zcela jistě nám přinesou rychlost (tzn. Doručení zpráv v podstatě okamžitě), spolehlivost doručení (tzn. nejdéle uplynutím 10 dnů od dodání – tzv. fikce doručení) a hlavně ovlivní jejich cenu (tzn. datové zprávy pro orgány veřejné moci jsou zcela bezplatné a pro soukromé subjekty 10 Kč, zde se jedná o tzv. poštovní datovou zprávu). - Otázka: Musí společenství vlastníků komunikovat výhradně prostřednictvím datových schránek?
Odpověď: Komunikace datovou schránkou je pro společenství vlastníků dobrovolná. Ovšem pozor! Je zde výjimka podle § 72 odst. 6 daňového řádu, kde formulářová podání finanční správě musí být předána elektronicky, tzn. prostřednictvím datových zpráv. - Otázka: Na jak dlouho se datové zprávy ukládají?
Odpověď: Datové zprávy se po 90 dnech od doručení automaticky mažou! Pro archivaci datových zpráv je možné využít placené služby (ročně od 100 Kč dle počtu zpráv) prostřednictvím tzv. datového trezoru, kde datové zprávy jsou v kvalitě originálu uchovávány přímo v datové schránce. U námi spravovaných domů však tuto službu není zapotřebí aktivovat, neboť archivaci zajišťujeme prostřednictvím našeho softwaru. - Otázka: Když uplyne statutárnímu orgánu společenství volební období, přijdou její členové o přístup do datové schránky?
Odpověď: Všechny změny ve veřejném rejstříku sleduje Ministerstvo vnitra ČR, což znamená, že při změně statutárního orgánu společenství je původní přístup zrušen a následně nově vytvořen (a také zaslán) pro nového člena orgánu společenství. - Otázka: Má být pozvánka na shromáždění vlastníků nově zasílána datovou schránkou?
Odpověď: Povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky platí pouze pro orgány veřejné moci. Společenství vlastníků tuto povinnost vůči svým členům nemá, pokud to stanovy společenství výslovně neuvádějí. - Otázka: Může člen statutárního orgánu posílat ze své soukromé datové schránky (pokud ji má zřízenou) zprávy jménem společenství vlastníků?
Odpověď: Nikoliv, pouze prostřednictvím datové schránky společenství vlastníků. Lze předpokládat, že komunikace prostřednictvím datových zpráv se bude čím dál častěji využívat. Uvidíme, jaké další nové otázky nám jejich správa přinese.