• Autor: Ing. Petr Mertin
• středa 30. listopadu 2022

Komunikační nástroj zvaný Datové schránky je tu s námi již od roku 2009. Jedná se o snahu státní správy nahradit doporučenou písemnou komunikaci bezpečnou komunikací elektronickou. Státní instituce to tehdy dostaly příkazem a počátky nebyly úplně bez kazů. Následně byly zákonem z moci úřední schránky zřízeny podnikajícím právnickým osobám. Také došlo na některé specifické podnikatele např. daňové poradce. Od příštího roku budou datové schránky zřízeny z moci úřední všem nepodnikajícím právnickým osobám, tedy i společenstvím vlastníků jednotek. Aby to nebylo málo, dalším záměrem je začít zřizovat datové schránky všem občanům, kteří při komunikaci s portálem občana použijí bankovní identitu. V příštím roce se tedy celkem významně zvýší počet uživatelů datových schránek. 
Datová schránka umožňuje zasílat datové zprávy a poštovní datové zprávy. Datová zpráva je komunikace se státními institucemi a je pro fyzické i právnické osoby zcela zdarma. Poštovní datová zpráva je elektronická komunikace mezi dvěma subjekty majícími datovou schránku a je zpoplatněna. Nutno dodat, že od letošního roku je výrazně zlevněna a je výhodnější než klasický dopis. Cena za jednu poštovní datovou zprávu je 5 Kč včetně DPH.
Hlavním mottem mého článku je tedy informace, jak se s příchozími změnami vypořádáme my jako správce dnes již téměř 200 společenství vlastníků jednotek. Náš informační systém již dnes dokáže online komunikovat se servery zajišťujícími chod datových schránek. Naše datová schránka je tedy používána pro obousměrný tok datových zpráv. Od příštího roku jsme tedy připraveni nastavit náš informační systém tak, abychom zajistili obousměrnou komunikaci datových zpráv za všechna SVJ. Nezbytným předpokladem je, že nám statutární orgány těchto společenství poskytnou přístupové údaje. K tomu bude s každým SVJ sepsán dodatek, ve kterém budeme garantovat rozsah a kvalitu našich služeb prostřednictvím datové schránky. Nespornou výhodou našeho informačního systému je, že automaticky poskytne elektronický archiv veškeré komunikace prostřednictvím datové schránky. To je velmi důležité, neboť standardní úložní doba na serveru datové schránky je pouze 3 měsíce. Vždy, když je něco nového, většinu lidí napadne, co to bude stát. Ačkoli víme, že elektronická archivace je běžně na serveru datových schránek zpoplatňována, u nás počítáme s tím, že z titulu tohoto dodatku k navýšení ceny správy nedojde. 
Další prostor pro využití je poštovní datová zpráva. Pokud dojde k avizovanému rozšiřování datových schránek pro občany, bude možné u někoho nahradit doporučenou poštu poštovní datovou zprávou. I v této oblasti je náš informační systém připraven a bude schopen automaticky třídit odesílanou poštu na tu, kterou je nutné poslat klasicky a tu, kterou bude možné elektronicky odeslat prostřednictvím datové schránky. Aby to do budoucna přineslo významnější úspory je nezbytné, aby těch, kteří budou mít datovou schránku, přibývalo. Od příštího roku se tak otevírá pomyslný souboj mezi emailem a poštovní datovou zprávou. Kdo bude vítěz, ukáže čas a jak dlouhý boj to bude, nelze s určitostí říci.