• Autor: Vlastimil Kouřimský
• čtvrtek 13. července 2017

Když si oblíbíte svého pekaře, krejčího (pokud ho dnes ještě někdo vůbec má) nebo třeba restauraci, je logické, že tam budete opakovaně nakupovat či jíst. Prostě se ta služba osvědčila a dokud se nezkazí nebo nezdraží, pak nic jiného nehledáte. Podobné to je v případě zadávání drobných zakázek na našich domech. Jestliže se některá firma osvědčí, pak je logické jí používat dále, protože víme, co můžeme čekat a naopak firma si bude cenit stálé práce. Problém je však v tom, že v případě objednávání oprav technik hospodaří s cizími prostředky a vždy je v podezření, proč tuto firmu opakovaně používá. A protože těchto drobných zakázek je ročně přes dva tisíce, není možné z časových důvodů dělat na každou opravu zvonků či osvětlení porovnávání či dokonce výběrové řízení. Asi byste nechtěli čekat dva týdny na opravu dveří jenom proto, že čekáme na nabídky. Nehledě na to, že firmy nejsou ochotny na takto drobné zakázky nabídky vůbec zpracovávat. Proto jsme se rozhodli jít cestou jakési certifikace našich firem a to hned ze tří pohledů. První pohled je pohled přímého zadavatele, tedy technika, pracovníka správy družstva. Ten hodnotí cenu, rychlost nástupu, spolehlivost, komunikaci apod. Druhý pohled je pohled dalších pracovníků správy, např. energetika v případě výměn radiátorů či vodoměrů, pohled fakturantek na kvalitu dokladů apod. A poslední, asi nejdůležitější, je názor zástupců domu. U drobných zakázek totiž nedochází k převzetí díla ze strany družstva, ale ze strany uživatelů bytů či zástupců domu. A tento pohled může být odlišný od pohledu technika. Firma, která vystupuje ochotně a slušně vůči technikovi, nemusí být stejně vstřícná přímo na domě. Zde může působit velmi negativně, např. hlukem, nepořádkem, nekvalitou apod. Každý ze tří aktérů hodnocení má možnost snížit bodový zisk firmy až o dva stupně, musí však vždy své snížené hodnocení konkretizovat. Naše programové vybavení toto hodnocení eviduje a až budeme mít dostatek údajů, provedeme vyhodnocení firem (asi roční), kde dostanou firmy známku jako ve škole.
Na konci roku 2016 jsme spustili zkušební provoz tohoto systému. Od března roku 2017 jsme pak tento systém pustili na všechny domy. Smyslem celého projektu je vytvořit audit firem, pracujících pro naše družstvo, na druhou stranu bychom rádi těmto firmám poskytli zpětnou vazbu, jak působí na své zákazníky a kde se případně mohou zlepšit. Samozřejmě, že firmy s nejnižším hodnocením budou s výsledkem seznámeny a vyzvány k nápravě. V krajním případě bychom mohli na základě špatného hodnocení spolupráci ukončit.
Komunikaci s předsedou samosprávy a výzvu k hodnocení zakázky zajišťuje náš program pro správu domů, podmínkou je však, aby předseda samosprávy měl u nás zaevidovanou mailovou adresu, na kterou obdrží výzvu k hodnocení a to vždy v okamžiku ukončení zakázky.
Věříme, že tento systém, pokud se osvědčí, zajistí objektivnější výběr firem pro drobné zakázky, protože firma se špatným hodnocením nebude zakázky dostávat.